Nastal je pod okriljem mogočne svetovalne skupine HVS International, ki je nadgradila svoj program Eco Services. Shemo so pripravili v New Yorku v sodelovanju z okoljskimi strokovnjaki na Inštitutu Rocky Mountains in Agencijo za varovanje okolje ZDA (United States EPA) ter posameznimi svetovalci. Med slednjimi so bili tudi predstavniki Ecotourism Society, Certified Utility Consultants in hotelske šole priznane Univerze Cornell. Namen sheme je pomoč hotelom po vsem svetu pri oblikovanju in razvoju okoljskih programov.
Okoljska shema Ecotel je povsem prostovoljna, hoteli morajo zaprositi za vključitev v program. Čeprav je evaluacije sprva v celoti financirala svetovalna skupina HVS International, stane sedaj postopek podeljevanja 1000 USD in več, odvisno od velikosti hotela. Članarina znaša od 7.500 USD do 25.000 USD. Prvi certifikat je leta 1994 pridobil hotel New York Vista. Tega so leta 1991, po prvem bombnem napadu na newyorški World Trade Center, povsem obnovili v skladu s strogimi okoljskimi merili.
Znak za okolje Ecotel zagotavlja svojim članom številne ugodnosti, od obsežne promocije, prepoznavnosti na trgu, do višje samozavesti zaposlenih in boljšega nadzora nad operativnimi stroški hotela. Gostje v hotelih, ki so pridobili znak za okolje Ecotel, niso samo »ekološki turisti«, temveč predvsem poslovni gostje, ki delijo skrb za okolje, zaposleni so v podjetjih na seznamu Fortunovih 500 družb z okoljskimi programi, udeleženci kongresov in seminarjev, turistični agenti in novinarji. Po raziskavah ameriškega Centra za zbiranje turističnih podatkov (US Travel Data Center, oddelek TIA), kar 87 odstotkov hotelskih gostov podpira turistična podjetja, ki imajo varstvo okolja zapisano v svoji poslovni kulturi. Tako ni čudno, da hoteli, ki pridobijo znak za okolje Ecotel, občutno povečajo prodajo svojih zmogljivosti oziroma število poslovnih dogodkov (kongresov).
Omenjenih pet področij izpolnjevanja kriterijev ocenjujejo po številčnih rezultatih (Numerical Scoring System) na treh ekoloških in socialnih ravneh: primarnem, sekundarnem in terciarnem. Sistem izračunavanja rezultatov je variabilen, kar pomeni, da je izračun za vsak hotel drugačen, odvisno od njegove velikosti in lokacije. Hoteli, ki so pridobili znak za okolje Ecotel, imajo od štiri (planinske koče v ZDA) do 800 sob. Primarna in sekundarna raven sta obvezni, tretja – terciarna pa ne. Na prvi ravni morajo biti dosežene vse točke, na drugi pa vsaj 75odstotkov. Terciarni nivo je najpogosteje opisan kot »bonusni sistem«. Predstavljajo ga aktivnosti hotela, ki niso zahtevane na obvezni, primarni ravni, oziroma pomenijo nadpovprečno skrb in odgovoren odnos do okolja. V nekem južnoameriškem hotelu so se na primer odločili, da bodo zbirali cigaretne ogorke, jih očistili kemikalij v primerni raztopini in jih nato uporabili kot sredstvo proti naravnim škodljivcem za sadno drevje in zelenjavo. Tak sistem omogoči hotelu vodenje lastne, individualne in izvirne strategije varovanja okolja.
Vsak hotel, udeležen v postopku ocenjevanja, pridobi končno oceno (Justification Rating), ki je seštevek vseh rezultatov. Tudi hoteli, ki jim pri prvem poskusu ni uspelo pridobiti znaka Ecotel, ostajajo na seznamu; svetovalci HVS jim pomagajo z akcijskimi načrti za izboljšanje stanja (Environmental Action Plan), zato jih inšpekcija prej ali kasneje ponovno obišče.
Da bi hotel pridobil znak za okolje Ecotel, mora uresničevati vsa merila na prvem področju okoljske zavezanosti in vsaj še enega od naslednjih štirih. Ostala štiri področja se preverjajo šele takrat, ko hotel v celoti uresničuje prvo področje, torej okoljske standarde. Za pridobitev znaka za okolje je obvezno uresničevati vsaj dve področji. Svetovalna skupina HVS obnavlja merila vsaki dve leti. Okoljska shema Ecotel lahko znak za okolje hotelu tudi predčasno odvzame, če oceni, da se je stanje občutno poslabšalo.
Prijavitelj lahko vloži prošnjo kadarkoli. Okoljska shema Ecotel vabi zainteresirane na izobraževalne programe, da bi se bolje pripravili na proces podeljevanja. Hoteli morajo v svoji prošnji opisati, kako uresničujejo obvezne kriterije in opisati ostale okoljske akcije in programe, ki jih izvajajo in opisati, kako to poteka. HVS International nato iz vrst svojih in neodvisnih strokovnjakov oblikuje inšpekcijsko skupino, tkim. »zeleno skupino« (green team), v katero so lahko vključeni tudi predstavniki hotelov, ki so že pridobili znak za okolje Ecotel.
